O papel do contador é justamente cuidar de modo detido das finanças do negócio, assegurando o crescimento com saúde financeira de uma empresa, enquanto o empreendedor se dedica ao fortalecimento do core business do negócio.
Porém, quando a contabilidade de um negócio não é desempenhada de forma adequada, erros podem permanecer despercebidos por muito tempo, e, quando se tornam visíveis, podem resultar em problemas graves, onerosos e difíceis de serem remediados.
Gerando insegurança para o futuro dos negócios, uma vez que o descontrole financeiro é um dos principais fatores de fechamento de empresas no Brasil.
Nessas horas, a troca do prestador de serviços contábeis pode ser a única solução. Está pensando em trocar de contador? Confira neste artigo quando e como mudar de contador na sua empresa.
Como identificar se minha empresa precisa mudar de contador?
Em relações de trabalho saudáveis, o contador mantém olhos sobre questões importantes para a regularidade da empresa que o gestor por vezes sequer tem acesso por confiar que o trabalho é conduzido por um profissional capacitado.
Entretanto, existem ocasiões em que o gestor pode ter a percepção de que o serviço não está devidamente organizado e alinhado com as necessidades da empresa.
Existem algumas estratégias de análise que lhe permitem compreender quando mudar de contador na sua empresa. Para não tomar uma decisão precipitada nem tardia, esteja atento aos seguintes indicadores:
- Qualidade da comunicação entre contador e empresa;
- Comprometimento da contabilidade com prazos;
- Controle e transparência na gestão de documentos;
- Agilidade e precisão nas respostas;
- Demonstração de familiaridade com as leis que regem o empreendimento;
- Uso de tecnologias de qualidade.
Estes fatores são fundamentais para a saúde das rotinas de um negócio. A ingerência de apenas um destes fatores pode representar desfalques sensíveis para os caixas da empresa.
Dessa forma, ao identificar algumas das inconsistências é preciso ser ágil na tomada de decisão, a fim de evitar complicações de mais impacto, tais como:
- Desajustes no enquadramento fiscal;
- Pagamentos de impostos a maior;
- Descumprimento de responsabilidades com a Receita;
- Descontrole na gestão de finanças, o que pode levar as contas do empreendimento para o vermelho ou mesmo resultar na falência do empreendimento.
Se você identificou algum dos pontos acima citados, é hora de contágio na sua empresa, confira quais os passos para realizar o processo de modo transparente, seguro e dentro da legalidade.
Saiba como mudar de contador na sua empresa
A idoneidade nos processos contábeis deve ser mantida em todas as etapas do processo, inclusive no momento de mudar de contador na sua empresa.
Entretanto, uma série de etapas precisam ser cumpridas para não haver irregularidades no encerramento da relação profissional. Veja as principais medidas a observar na mudança de contador na sua empresa.
Revise o que está previsto em contrato
Antes de tomar qualquer atitude, é preciso conferir as cláusulas do contrato para se certificar se há previsões de multas em caso de descumprimento de período de carência ou cumprimento de avisos para a rescisão de serviços.
Preze pela harmonia no cumprimento do acordo, mas em caso de taxas muito onerosas ou prazos aparentemente abusivos, a revisão do contrato por um advogado pode ser uma boa pedida.
Verifique se não existem pendências contábeis
Nesta etapa, o empreendedor enfrenta alguns gargalos por ter de revisar serviços pelos quais pagou para serem realizados. Entretanto, a medida evita complicações com o Fisco ou que empresa caia na malha fina. Reveja:
- Folhas de pagamento e benefícios;
- Parcelamento de débitos em todas as esferas de governo;
- Todas as declarações à Receita feitas nos últimos 60 meses;
- Pendências em contas a pagar e receber;
- Situação das obrigações bancárias.
Formalize a comunicação do encerramento da parceira
Estando tudo em ordem, é hora de concluir o processo. Existe um modelo de comunicado reconhecido juridicamente para ser aplicado a momentos em que você precisa mudar de contador.
Fazer uma comunicação por meio de um documento dentro dos padrões recomendados é um passo importante para assegurar a regularidade do procedimento perante a lei.
Dessa forma é importante do documento apresente:
- Solicitação de cancelamento dos serviços e indicação da data final;
- Requisição de todas os dados da empresa em posse do contador;
- Demanda por relatório de situação cadastral;
- Formalização do repasse de registros e documentos aos novos contadores.
Por fim, nunca se esqueça de solicitar à contabilidade contratada que revise as práticas fiscais e contábeis do período em que esteve com o prestador substituído, para ter a garantia de um especialista de que tudo está em ordem.
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